PT. Integritas Prima Sertifikasi

DEFINISI
1. Akreditasi Pengakuan yang diberikan oleh Komite Akreditasi Nasional (KAN) kepada Lembaga Penilaian Kesesuaian (LPK) terhadap kegiatan sertifikasi
2. Klien Pihak yang menjalin kerjasama secara tertulis melalui perjanjian kerjasama sertifikasi dengan PT. Integritas Prima Sertifikasi (PT IPS) dalam bidang sertifikasi
3. Audit Sertifikasi Kegiatan penilaian kesesuaian sistem manajemen yang dilakukan oleh tim auditor PT IPS kepada kliennya.
TUJUAN PEMBUATAN DOKUMEN ATURAN PELAKSANAAN SERTIFIKASI
1. Memberikan gambaran mekanisme sertifikasi kepada pihak calon klien maupun klien bersertifikat
2. Menjadi bahan untuk publikasi kegiatan Sertifikasi secara umum
3. Menerangkan hak, tanggung jawab, tugas dan lingkup bisnis PT IPS
LIGKUP LAYANAN JASA SERTIFIKASI
1. Jasa Sertifikasi Sistem Verifikasi dan Legalitas Kelestarian (SVLK) pada ruang lingkup : Audit penilaian Knerja Pengelolaan hutan Lestari (PHL) dan Audit Verikasi Legalitas hasil hutan (VLHH)
2. Jasa Sertifikasi Perjalanan Umroh dan Ibadah Haji Khusus
3. Layanan Penerbitan dokumen ekspor produks kayu hutan
4. Pengajuan akreditasi layanan skema sertifikasi ISPO
KERAHASIAAN
1. PT IPS dan seluruh personil yang bekerja untuk dan/atau atas namanya wajib menjaga kerahasiaan terhadap kegiatan proses sertifikasi ang dilakukan kepada organisasi klien sesuai ketentuan yang berlaku
2. Kerahasiaan tersebut mencakup, tetapi tidak terbatas pada :
  1. Data-data pengamatan audit
  2. Hasil audit
  3. Catatan lain terkait keputusan sertifikasi
  4. Komunikasi antara PT IPS dengan klien.
  5. Data-data yang diperoleh dari sumber pihak lain
3. Kerahasiaan yang dimaksud dalam poin (2) tidak berlaku apabila diminta oleh hukum, badan akreditasi, instabnsi pemilik skema dan/atau pihak lain yang telah mendapatkan persetujuan dari organisasi klien
4. Kewajiban terkait kerahasiaan akan tetap berlaku meskipun setelah pemutusan kontrak.
KEBERPIHAKAN
1. Kegiatan sertifikasi yang dilakukan oleh PT IPS tidak memihak salah satu pihak, bebas dari ancaman konflik kepentingan, opini pribadi, kekeluargaan, dan ancaman intimidasi untuk memberi sertifikasi yang meyakinkan
2. Untuk menjaga ketidakberpihakan, putusan lembaga sertifikasi mendasari pada bukti objektif pengamatan di lapangan dan putusan tidak dipengaruhi oleh kepentingan lain.
HAK DAN KEWAJIBAN (PT IPS DAN ORGANISASI KLIEN)
1. KEWAJIBAN PT IPS
  1. Melakukan kegiatan penilaian (audit) pada klien sesuai jangka waktu yang dipersyaratkan oleh aturan sertifikasi, menggunakan kriteria /standar audit sesuai jenis sertifikasi
  2. Menugaskan auditor yang kompeten untuk melakukan audit
  3. Menginformasikan laporan hasil audit dan lembar ketidaksesuaian kepada klien setelah selesainya proses audit
  4. Menerbitkan sertifikat, setelah dilakukan evaluasi oleh pengambil keputusan terhadap laporan hasil audit dari Tim Audit
  5. Menginformasikan organisasi klien apabila terdapat perubahan dalam persyaratan sertifikasi
  6. Mempublikasikan daftar klien bersertifikat dalam website PT IPS (https ://integritasprimasertifikasi.com) dan informasi lainnya sesuai kesepakatan dengan klien bersertifikat
  7. Menjaga kerahasiaan data klien bersertifikat, data audit dan hasil audit
  8. Menjaga objektifitas dan ketidakberpihakan dalam proses sertifikasi
  9. Menjawab segala bentuk keluhan dari klien bersertifikat termasuk banding klien bersertifikat terhadap hasil audit atau keputusan sertifikasi.
2. HAK PT IPS
  1. Menerima pembayaran dari organisasi klien sesuai Perjanjian Kerjasama Sertifikasi atau tagihan biaya yang telah disepakati
  2. Menangguhkan, menarik (pencabutan) dan memulihkan proses sertifikasi klien bersertifikat apabila terjadi kondisi yang mewajibkan PT IPS untuk melakukan hal tersebut
3. KEWAJIBAN KLIEN
  1. Memelihara kinerja usaha sesuai standar usaha yang telah memperoleh sertifikat dari PT IPS
  2. Klien bersertifikat bertanggung jawab terhadap segala bentuk kerusakan/kegagalan produk, jasa, atau usaha pariwisatanya
  3. PT IPS tidak bertanggung jawab terhadap seluruh kerusakan, kehilangan, biaya, klaim, ataupun konsekuensi lain yang timbul akibat dari produk / jasa / kualitas usaha pariwisata klien bersetifikat
  4. Melakukan pembayaran atas biaya sertifikasi sesuai perjanjian kerjasama sertifikasi atau biaya lain yang telah disepakati
  5. Menerima kedatangan tim auditor PT IPS untuk melakukan kegiatan audit rutin atau audit khusus serta memberikan akses kepada auditor PT IPS untuk melakukan pemeriksaan sistem termasuk akses ke semua dokumen klien bersertifikat.
  6. Mengakomodasi kehadiran pengamat (observer) dan auditor dalam masa pelatihan (auditor in training) yang berkunjung bersama tim auditor PT IPS pada saat kegiatan audit, baik pengamat yang merupakan personil dari PT IPS ataupun dari Komite Akreditasi Nasional (KAN)
  7. Melakukan tindakan perbaikan atas hasil audit yang dilakukan PT IPS sesuai jangka waktu yang ditentukan
  8. Menginformasikan kepada PT IPS tanpa penundaan setiap melakukan perubahan yang signifikan terhadap produk, jasa, sistem atau keadaan lain, yang dapat mempengaruhi keabsahan sertifikasi. Perubahan yang dimaksud misalnya, tetapi tidak terbatas pada :
    - Perubahan Lokasi
    - Lokasi Tambahan
    - Perubahan Proses
    - Perubahan Jenis Usaha
    - Perubahan Kepemilikan
    - Perubahan Lingkup Sertifikasi
    - Penambahan produksi sebagaimana diterangkan pada kriteria “Audit Khusus” dalam aturan sertifikasi ini.
4. HAK KLIEN
  1. Mendapatkan informasi hasil audit dalam bentuk laporan hasil audit dan lembar ketidaksesuaian audit dari auditor PT IPS
  2. Mendapatkan sertifikat setelah selesainya proses pengambilan keputusan sertifikasi
  3. Menerima dan menggunakan logo sertifikasi sesuai aturan penggunaan logo sebagaimana diatur dalam Aturan Penggunaan Logo dan Tanda Sertifikasi.
TAHAPAN PROSES SERTFIKASI Urutan proses kegiatan sertifikasi secara umum dijelaskan di bawah ini :
1. Pengajuan permohonan sertifikasi oleh klien
2. Tinjauan permohonan sertifikasi oleh PT IPS
3. Penawaran biaya kegiatan sertifikasi oleh PT IPS
4. Menindaklanjuti setiap perbedaan pemahaman antara klien dan PT IPS
5. Penandatanganan perjanjian kerjasama sertifikasi oleh klien dan PTSIC
6. Memilih dan menunjuk tim audit yang berkompeten oleh PT IPS
7. Pembuatan audit plan oleh PT IPS
8. Pelaksanaan audit tahap I atau Pembuatan Rencana kerja oleh PT IPS
9. Pelaksanaan Audit Tahap II atau penilaia lapangan oleh PT IPS
10. Tindakan koreksi dan tindakan korektif evaluasi oleh klien
11. Penyusunan Laporan, Review terhadap hasil audit dan penetapan keputusan sertifikasi oleh PT IPS
12. Penerbitan sertifikasi oleh PT IPS
13. Survailen oleh PT IPS
14. Re-sertifikasi oleh PT IPS.
PERMOHONAN / APLIKASI SERTIFIKASI
1. Calon organisasi klien dipersilahkan untuk mengisi formulir Permohonan Sertifikasi dapat diperoleh dengan mengunduh formulir melalui website https ://sarbisertifikasi.com atau secara langsung meminta kepada PT IPS
2. Formulir Permohonan Sertifikasi yang telah diisi lengkap berserta persyaratan lampiran permohonan agar dapat dikirimkan melalui :
  1. Alamat E-mail : [email protected] atau
  2. Alamat Kantor PT IPS di Jl. Raya Cifor Lt. 2 Kampung Cilubang Tonggoh, RT.01 RW 10 Kelurahan Situ gede Kecamatan Bogor Barat, Provinsi Jawa Barat 16115.
TINJAUAN PERMOHONAN SERTIFIKASI
1. PT IPS mengkaji Formulir Permohonan Sertifikasi yang sudah diisi untuk menentukan beberpa hal, diantaranya : (a) tidak ada konflik kepentingan (b) kelengkapan dokumen persyaratan dasar (c) durasi audit yang diperlukan (d) kesesuaian ruang lingkup sertifikasi dan (e) kesiapan organisasi klien untuk dilakukan audit.
2. Hasil kajian permohonan akan merekomendasikan pada beberapa hal, diantaranya : (a) permohonan ditolak, (b) permohonan ditunda untuk melengkapi persyaratan dan (c) permohonan diterima dan dilanjutkan pada proses berikutnya.
3. Jika berdasarkan kajin diterima dan dilanjutkan pada proses berikutnya, maka PT IPS akan menginformasikan penawaran biaya sertifikasi kepada klien, dan penandatanganan kontrak
PELAKSANAAN AUDIT Tahap I/ PEMBUATAN RENCANA KERJA Tujuan dari evaluasi sertifikasi awal adalah untuk :
1. Memberikan penilaian dan kelayakan sebagai penyelenggara perjalanan ibadah umrah
2. Mendorong kinerja organisasi klien agar semakin professional, transparan, akuntabel dan sesuai syariat
3. Memberikan informasi kepada masyarakat tentang hasil evaluasi sertifikasi penyelenggara perjalanan ibadah umrah.
PELAKSANAAN AUDIT TAHAP II/PELAKSANAAN AUDIT LAPANGAN
1. Tim audit melaksanakan “Pertemuan Pembukaan”, yaitu : pertemuan antara tim audit dengan Auditee untuk menyampaikan tujuan, ruang ringkup, jadwal, metodologi dan prosedur penilaian.
2. Tim Audit melakukan “Verifikasi Dokumen dan Observasi Lapangan”, Meliputi kegiatan pengamatan, pencatatan, uji petik dan penelusuran untuk menguji kebenaran data. Hasil pengamatan lapangan akan dianalisa dengan menggunakan kriteria dan indikator sesuai ketentuan yang berlaku.
3. Tim Audit melaksanakan “Pertemuan Penutupan”, yaitu : Pertemuan antara tim audit dengan Auditee mengenai ringkasan hasil penilaian dan melakukan konfirmasi hasil dan temuan lapangan. Setiap ditemukan Ketidaksesuaian dengan Standar, Tim Auditor akan mendiskusikan hal tersebut kepada Wakil Manajemen.
4. Apabila dalam pelaksanaan Audit ditemukan ketidaksesuaian terhadap verifier, Tim Audit wajib membuat Laporan Ketidaksesuaian.
5. Auditee harus menindaklanjuti dan menyelesaikan laporan ketidaksesuaian yang dilaksanakan sesuai waktu yang telah ditetapkan sesuai ketentuan yang berlaku, apabila pemohon tidak dapat melakukan perbaikan sampai batas waktu yang ditentukan maka proses audit tahap 2 dihentikan dan permohonan dikembalikan kepada pemohon disertai alasan.
6. Tim audit dipimpin oleh Lead Auditor bertanggung jawab menyusun Laporan Hasil penilaian lapangan. Laporan Hasil Penilaian memuat informasi yang lengkap serta disajikan secara sistematis berurutan dan terdapat rekomendasi hasil untuk bahan pengambilan keputusan.
7. Apabila dari hasil audit sertifikasi tahap 1 (satu)/Pembuatan rencana kerja dan audit tahap (dua)/Penilaian lapangan ditemukan hal-hal yang perlu diperbaiki oleh organisasi klien, maka organisasi klien wajib melakukan tindakan perbaikan dalam batas waktu yang ditentukan.
TINJAUAN LAPORAN
1. Tinjauan laporan dilakukan oleh reviewer. Personil reviewer ditetapkan oleh SK Direktur Utama.
2. Hal-hal yang dicermati dalam tinjauan laporan oleh reviewer, berupa : (a) Konsistensi laporan dan tulisan (b) Kelengkapan isi laporan sesuai pedoman dan standar yang diatur dalam skema sertifikasi (c) Informasi yang diberikan tim audit berkenaan dengan persyaratan sertifikasi dan ruang lingkup untuk sertifikasi cukup (termasuk yang berkaitan dengan kriteia dan indikator) (d) Untuk setiap ketidaksesuaian telah ditinjau dan dilakukan tindakan perbaikan.
KEPUTUSAN SERTIFIKASI DAN PENERBITAN SERTIFIKAT
1. Kajian keputusan sertifikasi adalah proses peninjauan oleh pengambil keputusan yang bertugas dalam memutuskan apakah klien layak mendapatkan sertifikat, baik sertifikat baru ataupun sertifikat yang diterbitkan ulang karena kegiatan re-sertifikasi, penambahan atau perubahan lingkup sertifikasi, atau kegiatan audit khusus lainnya yang memerlukan penerbitan sertifikat
2. Kajian keputusan sertifikasi berdasarkan kelengkapan dokumen yang disampaikan oleh tim auditor (laporan audit sertifikasi, hasil verifikasi ketidaksesuaian, dan rekomendasi tim audit)
PENGGUNAAN SERTIFIKAT, LOGO DAN/ATAU TANDA KESESUAIAN
1. Sertifikat diterbitkan apabila klien dinyatakan “lulus” atau “layak” atau “memenuhi” standar yang telah ditetapkan.
2. Sertifikat yang diterbitkan berjumlah 1 (satu) salinan tercetak (printed). Permohonan Salinan tercetak tambahan dapat dilakukan klien secara tertulis kepada PT IPS dengan biaya tambahan untuk penerbitan sertifikat salinan
3. Pengiriman sertifikat tercetak oleh PT IPS kepada klien melalui jasa pengiriman/kurir
4. Penggunaan logo dan/atau tanda kesesuaian dapat dilakukan klien yang telah diterbitkan sertifikat, yang dilengkapi dengan perjannjain penggunaan logo atau tanda kesesuaian yang telah ditetapkan.
PENILIKAN BERKALA ATAU SURVEILLANCE
1. Untuk menjamin bahwa Sertifikat yang diperoleh Auditee terpelihara dan konsisten dalam penerapannya sesuai dengan standar, maka PT IPS akan melakukan kegiatan penilikan berkala tehadap auditee.
2. Tata waktu pelaksanaa kegiatan penilikan sesuai ketentuan yang telah ditetapkan dalam skema sertifikasi.
3. Tahapan pelaksanaan Penilikan dilakukan sama halnya seperti kegiatan penilaian awal tanpa melalui permohonan.
AUDIT KHUSUS
1. Audit khusus adalah audit sertifikasi tambahan di luar audit sertifikasi awal, audit sertifikasi pemeliharaan sertifikasi (survailen), dan audit sertifikasi ulang (re-sertifikasi). Audit Khusus dilakukan jika kondisi sebagai berikut :
  1. Keinginan Auditee/pelanggan untuk perluasan ruang lingkup sertifikasinya sesuai dengan pengajuan dari Auditee/pelanggan, dan diterbitkan addendum terhadap kontrak awal sertifikasi.
  2. Adanya informasi dari pihak-pihak yang berkepentingan melalui media apapun terhadap pelanggaran atau ketidaksesuaian yang dilakukan oleh Auditee/pelanggan.
  3. Pemenuhan standar prinsip dan kriteria sebagai tindak lanjut Auditee yang dibekukan sertifikatnya.
  4. Audit Khusus karena tindak lanjut keluhan / banding berdasarkan permohonan oleh pemantau independen, Pelaku Usaha atau masyarakat terdampak.
  5. Adanya perubahan manajemen dan/atau pemilikan dengan cara memverifikasi data perubahan manajemen dan/atau kepemilikan perusahaan.
  6. Informasi dari pemerintah atau pemerintah daerah yang menunjukkan bahwa Auditee tidak memenuhi lagi persyaratan sesuai standar prinsip dan kriteria yang berlaku.
2. PT IPS akan mengkonfirmasikan waktu pelaksanaan Audit kepada Pelanggan sebelum pelaksanaan Audit Khusus.
3. Semua biaya yang diakibatkan dalam pelaksanaan Audit Khusus ditanggung oleh Pelanggan.
RE-SERTIFIKASI
1. Audit sertifikasi ulang (re-sertifikasi) adalah audit sertifikasi untuk memperpanjang masa berlaku sertifikat yang akan berakhir. audit sertifikasi ulang (re-sertifikasi) diawali dengan permohonan sertifikasi ulang oleh klien
2. Audit sertifikasi ulang (re – sertifikasi) dilaksanakan sebelum berakhirnya masa berlaku sertifikat
3. Pelaksanaan dan tata cara penilaian re-sertifikasi dilakukan melalui audit tahap I/Pembuatan Rencana Kerja dan tahap 2 (dua)/audit lapangan sesuai dengan proses sertifikasi awal.
4. Jika tidak ada perubahan signifikan yang mempengaruhi pemenuhan prinsip dan kriteria berupa perubahan dokumen perizinan, luas kebun dan/atau kapasitas unit pengolahan maka PT IPS yang sama dapat langsung melakukan audit tahap 2 (dua)
5. Keputusan hasil re-sertifikasi ditetapkan sebelum berakhir masa berlaku sertifikat
PERLUASAN RUANG LINGKUP
1. Auditee dapat mengajukan perluasan ruang lingkup selama sertifikat masih berlaku. Perluasan ruang lingkup dapat berupa penambahan lokasi, perluasan areal dan penambahan jenis produk.
2. Sertifikat baru yang terbit, mencakup perluasan ruang lingkup yang dinilai dan masa berlaku sertifikat yang telah diperluas ruang lingkupnya tersebut adalah sesuai dengan sisa waktu masa berlakunya sertifikat. Sertifikat lama harus dikembalikan kepada PT IPS.
3. Permohonan Perluasan Ruang Lingkup ke PT IPS melalui permohonan.
4. Penilaian untuk perluasan ruang lingkup sertifikasi dapat juga dilakukan dengan kegiatan Penilikan dan/atau Audit Khusus dan/atau Re-Sertifikasi.
5. Biaya yang ditimbulkan akibat dari penambahan ruang lingkup sepenuhnya dibebankan pada Auditee.
PERUBAHAN YANG MEMPENGARUHI VALIDITAS PROSES SERTIFIKASI
1. Klien harus menginformasikan PT IPS secara tertulis tentang perubahan-perubahan yang terjadi pada organisasinya yang dapat berpengaruh kepada persyaratan standar sistem manajemen, seperti (tetapi tidak terbatas kepada) :
  - Perubahan status organisasi, hukum, komersial, atau kepemilikan
  - Perubahan manajemen dan organisasi (misalnya perubahan personil manajemen kunci, pengambil keputusan, atau staf teknis)
  - Perubahan lokasi dan alamat
  - Perubahan operasional yang berada dalam lingkup manajemen sistem yang disertifikasi (misalnya pengurangan, penghapusan, penghentian sementara aktivitas yang tercakup dalam lingkup sertifikasi, termasuk penambahan aktivitas yang dilakukan organisasi yang belum tercakup dalam lingkup sertifikasi)
2. Perubahan besar terkait sistem manajemen dan proses-prosesnya. Informasi perubahan sebagaimana yang dijelaskan dalam butir (1) di atas wajib diinformasikan kepada PT IPS secara tertulis ke alamat email [email protected]
3. PT IPS akan meninjau informasi perubahan untuk mengetahui apakah perubahan yang terjadi :
  - Mempengaruhi lingkup sertifikasi sistem manajemen yang diberikan
  - memerlukan audit khusus
  - Memerlukan penambahan waktu audit,
  - Mempengaruhi biaya sertifikasi. Hasil tinjauan akan diinformasikan kepada klien untuk dapat merealisasikan tindakan yang diperlukan
4. Kelalaian klien dalam menginformasikan perubahan sebagaimana dijelaskan diatas dapat menyebabkan penangguhan sertifikasi sampai dengan pencabutan sertifikasi.
KERAHASIAAN
1. PT IPS bertanggung jawab dalam menjamin semua kerahasiaan informasi dari Auditee. Kerahasiaan informasi Auditee diterapkan diseluruh tingkatan struktur personel Sertifikasi (Tetap maupun Sub-kontrak), termasuk Pengambil Keputusan dan Lembaga Eksternal.
2. Terkait informasi Auditee yang menjadi informasi umum (publik) PT IPS terlebih dahulu akan menginformasikan kepada Auditee.
3. Semua personel PT IPS menandatangani Surat Pernyataan Kerahasiaan dan deklarasi kepentingan.
4. Kerahasiaan yang dimaksud dalam klausul ini tidak berlaku apabila diminta oleh hukum, badan akreditasi, atau pihak lain yang telah mendapatkan persetujuan dari organisasi klien
5. Kewajiban terkait kerahasiaan akan tetap berlaku meskipun setelah pemutusan kontrak.
PEMBEKUAN SERTIFIKAT
1. Sertifikat akan di bekukan dalam kasus tertentu, apabila terjadi pada hal-hal sebagai berikut :
  1. Pemegang sertifikat tidak bersedia dilakukan proses penilikan berdasarkan tata waktu yang telah ditetapkan,
  2. Terdapat temuan ketidaksesuaian sebagai hasil Audit Khusus atau audit tiba-tiba,
  3. Tindak lanjut hasil keputusan penilikan,
2. Jangka waktu pembekuan sesuain dengan ketentuan yang telah ditetapkan dalam skema sertifikasi. Selama masa pembekuan sertifikat Auditee tidak diperkenankan untuk menggunakan sertifikat, logo dan atau tanda kesesuaian lainnya untuk kepentingan apapun
3. PT IPS akan mengkonfirmasikan secara tertulis kepada Auditee terkait Sertifikat yang dibekukan, dan meminta organisasi klien melakukan tindakan perbaikan terhadap hal-hal yang menyebabkan sertifikat dibekukan.
4. Jika sampai masa berakhir masa pembekuan sertifikat belum ada tindakan perbaikan, maka PT IPS akan menarik sertifikat klien
5. Semua biaya yang ditimbulkan akibat Pembekuan dan Pemberlakuan kembali Sertifikat, akan dikenakan kepada Auditee.
6. PT IPS akan mempublikasikan perihal penangguhan sertifikat melalui website https ://sarbisertifikasi.com.
PENCABUTAN SERTIFIKAT
1. Sertifikat akan dicabut dalam kasus tertentu, apabila terjadi pada hal-hal sebagai berikut :
  1. Pemegang sertifikat tidak bersedia dilakukan proses penilikan sesuai waktu yang telah ditetapkan sejak penetapan pembekuan sertifikat.
  2. Secara hukum terbukti melakukan pelanggaran hukum.
  3. Ketetapan yang menyatakan bahwa sertifikat dicabut dan/atau Ketetapan Pengambil Keputusan Sertifikat yang menyatakan bahwa sertifikat dicabut.
2. Setelah keputusan untuk mencabut sertifikat diberikan, PT IPS melakukan beberapa hal, yaitu :
  1. Pelanggan mengembalikan sertifikat kepada PT IPS,
  2. Nama Pelanggan harus dihilangkan dari daftar pemegang sertifikat,
  3. Pelanggan harus mencabut semua pernyataan berkenaan dengan promosi yang dilakukan dan tidak menggunakan logo dan/atau tanda kesesuaian lainnya
3. Pencabutan sertifikat dipublikasikan dalam website https ://sarbisertifikasi.com dan pemberitahuan ke Kementerian Pertanian.
TRANSFER SERTIFIKASI
1. Transfer Sertifikat oleh pemegang sertifikat kepada PT IPS
  1. PT IPS akan menindaklanjuti permohonan transfer sertifikasi dengan alasan :
    - Permintaan pemegang sertifikat
    - Lembaga Sertifikasi (LS) penerbit sertifikat dicabut akreditasinya oleh KAN atau sudah berakhir
  2. Pemegang sertifikat dapat mengajukan permohonan transfer sertifikasi yang disertai alasan pengajuan secara tertulis kepada PT IPS. Permohonan dilengkapi data informasi yang dipersyaratkan sesuai skema sertifikasi.
  3. PT IPS akan melakukan kajian terhadap permohonan pemindahan yang mencakup aspek-aspek :
    - Alasan permohonan pemindahan
    - Keaslian, status, dan masa berlaku sertifikat calon Organisasi Klien pemindahan
    - Laporan audit terakhir dari lembaga sertifikasi yang akan memindahkan proses sertifikasi
    - Keluhan terhadap organisasi calon pemindahan
    - Status hukum organisasi calon pemindahan.
  4. Persyaratan pemindahan sertifikasi yang dapat diproses adalah bila :
    - Sertifikat dikeluarkan oleh lembaga sertifikasi yang diakui oleh Komite Akreditasi Nasional (KAN), tidak sedang dalam masa pembekuan, dan masih dalam masa berlaku
    - Ketidaksesuaian dari hasil audit terakhir telah ditindaklanjuti dan dinyatakan selesai
    - Organisasi calon pemindahan tidak sedang dalam proses penyelesaian hukum
  5. PT IPS berkoordinasi dengan personil yang berwenang pada LS penerbit sertifikat untuk melakukan kajian permohonan transfer sertifikasi untuk menjamin :
    1. Terjaganya integritas dan kredibilitas sertifikasi pemegang sertifikat
    2. Permohonan transfer sertifikasi sesuai dengan lingkup akreditasi PT IPS.
    3. Tidak terdapat potensi masalah dan/atau ketidaksesuaian atau status sertifikat yang ditransfer tidak sedang dibekukan atau status sertifikat dicabut
    4. Permohonan transfer sertifikat bukan atas dasar persaingan tidak sehat.
  6. Apabila terdapat keraguan dari hasil tinjauan kajian transfer sertifikat sebagaimana disebutkan di atas, maka PT IPS dapat melakukan audit verifikasi dengan focus mendapatkan kejelasan terhadap pemenuhan ketentuan di atas
  7. Apabila persyaratan terpenuhi, maka PT IPS dapat menerbitkan sertifikat mengikuti proses penerbitan sertifikat normal yaitu mendasarkan pada proses pengambilan keputusan sertifikasi
  8. Apabila persyaratan diatas tidak terpenuhi, permohonan organisasi untuk mendapatkan sertifikasi oleh PT IPS akan diberlakukan seperti calon klien baru pada umumnya, mengikuti proses permohonan sertifikasi
  9. Biaya proses transfer sertifikasi karena permintaan pemegang sertifikat dibebankan kepada pemegang sertifikat, sedangkan transfer sertifikat karena pencabutan akreditasi Lembaga Sertifikasi dibebankan kepada Lembaga Sertifikasi yang dicabut akreditasinya.
2. Transfer Sertifikat oleh Klien PT IPS kepada LS yang lain
  1. Transfer Sertifikasi dari PT IPS kepada lembaga sertifikasi lain, terjadi apabila :
    - Keinginan Pemegang Sertifikat
    - Status Akreditasi PT IPS dicabut dan/atau berakhir dan tidak diperpanjang lagi,
  2. Klien pemegang sertifikat menyampaikan surat resmi kepada PT IPS jika menghendaki transfer sertifikat atas keinginan sendiri dengan menyampaikan alasan.
  3. Pada kondidi status akreditasi PT IPS dicabut dan/atau berakhir, maka PT IPS berkewajiban untuk mentransfer sertifikasi yang telah diterbitkan kepada Lembaga sertifikasi terakreditasi dan sesuai persetujuan antara organisasi klien, PT IPS dan lembaga sertifikasi penerima transfer sertifikasi
  4. PT IPS bertanggungjawab dalam melakukan koordinasi dengan personil Lembaga penerima transfer dalam memberikan informasi yang diperlukan dalam proses mengkaji permohonan pemindahan (transfer) sertifikasi.
  5. Segala biaya yang menyertai transfer sertifikasi karena permintaan organisasi klien, maka dibebankan pada pemegang sertifikat, Sedangkan jika transfer sertifikasi karena pencabutan akreditasi, maka dibebankan pada PT IPS.
PERUBAHAN PERSYARATAN SERTIFIKASI
1. Apabila terjadi perubahan Acuan Persyaratan Sertifikasi akibat dari perubahan Peraturan Perundangan Pemerintah dan aturan Sertifikasi yang terkait, yang mengikat kepada PT IPS dalam melaksanakan kegiatan Sertifikasi, maka PT IPS wajib memberitahukan kepada Auditee yang telah mendapatkan Sertifikat.
2. Melakukan tinjauan terhadap kesesuaian prosedur yang sudah dijalankan dengan perubahan acuan persyaratan sertifikasi. Dalam hal terdapat prosedur yang tidak sesuai dengan perubahan acuan tersebut, maka PT IPS akan melakukan perubahan terhadap prosedur yang tidak sesuai dengan acuan persyaratan sertifikasi.
3. Apabila terjadi perubahan persyaratan sertifikasi, maka kepada auditee yang telah disertifikasi akan diberitahukan segera dan akan dilakukan verifikasi terhadap perubahan tersebut pada saat penilikan.
KELUHAN DAN BANDING
1. Pemohon yang dapat mengajukan keluhan kepada PT IPS, adalah :
  - Pemantau Independen
  - Pelaku usaha
  - Masyarakat terdampak
2. Pengajuan Keluhan diajukan kepada PT IPS dengan persyaratan sebagai berikut :
  - Keluhan yang dibuat secara tertulis dan ditandatangani oleh penggugat atau kuasanya
  - Dokumen pendukung, dan
3. Keluhan dapat diajukan sewaktu-waktu mulai dari tahap proses hingga tahap hasil penetapan sertifikat.
4. Keluhan yang sudah diterima akan dikaji apakah keluah yang disamapaikan relevan atau tidak, jika keluhan relevan akan ditindaklanjuti dengan membentuk tim ad hock.
5. Pengajuan keluhan sebagaimana yang disebutkan di atas ditujukan kepada PT IPS dengan alamat email [email protected] atau melalui alamat kantor Jl. Raya Cifor Lt. 2 Kampung Cilubang Tonggoh, RT.01 RW 10 Kelurahan Situ gede Kecamatan Bogor Barat, Provinsi Jawa Barat 16115.
BIAYA
1. Penentuan Biaya Sertifikasi tercantum dalam Surat Perjanjian Kontrak yang disampaikan kepada Auditee. Penetapan biaya Sertifikasi didasarkan pada kisaran standar biaya yang ditetapkan oleh PT IPS dan/atau hasil kesepakatan.
2. Biaya tambahan muncul diluar kegiatan yang tertuang dalam Perjanjian Kontrak Sertifikasi diantaranya adalah :
  - Pengulangan sebagian atau seluruh dari rencana Penilaian apabila tidak sesuai dengan syarat-syarat pendaftaran awal.
  - Pekerjaan tambahan disebabkan oleh Pembekuan, Pencabutan dan atau Pemberlakuan Kembali Sertifikat.

Jasa Sertifikasi

Penerbitan Dokumen

Aturan Pelaksanaan Sertifikasi